Optimalisasi Arsip Surat Masuk dan Keluar di Kantor Keurahan Sonraen, Kecamatan Amarasi Selatan Kabupaten Kupang melalui Pendekatan Observasi dan Pendampingan - Gelalan, Maria Albertina Niga; Kelore, Elysabet Somi; Ethelbert, Yohanes Kornelius; Sius, Karolus Tatu; Indriyati, Indriyati; Molan, Kristianus Simon H. (Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia, 2025)
Kearsipan surat baik yang masuk maupun keluar adalah aspek yang sangat vital dalam menjalankan administrasi layanan publik di tingkat kelurahan. Di Kantor Kelurahan Sonraen, Kecamatan Amarasi Selatan, Kabupaten Kupang, ditemukan beberapa masalah, seperti penggunaan sistem kearsipan yang masih dilakukan secara manual, kurangnya fasilitas yang mendukung, dan tidak adanya pegawai khusus yang menangani arsip. Hal ini berakibat pada rendahnya efisiensi pelayanan serta meningkatnya risiko terhadap kehilangan dokumen-dokumen penting. Topik ini diangkat karena adanya kebutuhan mendesak untuk memperbaiki sistem kearsipan, yang menjadi dasar bagi transparansi serta akuntabilitas dalam memberikan layanan kepada masyarakat. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini menggunakan metode kualitatif seperti observasi, melakukan wawancara, dan menganalisis dokumen. Intervensi yang dilakukan meliputi penataan arsip berdasarkan kategori, penyusunan sistem klasifikasi secara manual, dan pelatihan dalam penggunaan Excel untuk pencatatan. Hasil dari kegiatan ini menunjukkan adanya peningkatan efisiensi pencarian arsip hingga 40% serta perbaikan dalam keteraturan arsip berdasarkan klasifikasi surat. Sistem kearsipan menjadi lebih teratur dan lebih mudah untuk diakses. Temuan ini membuktikan bahwa pengelolaan arsip yang terstruktur dapat berdampak positif terhadap peningkatan mutu pelayanan publik. Temuan ini juga sangat penting sebagai dasar pengembangan sistem administrasi yang lebih profesional dan berkelanjutan di tingkat kelurahan.